In diesem Beitrag sollen zwei außerordentlich wichtige Bereiche der allgemeinen Aufsichtsmaßnahmen der Finanzbehörden bzw. deren Organe beleuchtet werden.

Sowohl GPLB Prüfungen, als auch Überprüfungen der Finanzpolizei stellen dabei keine tagtäglichen Routinen für Sie dar, weshalb jedes Ereignis für sich, besondere Stresssituationen auslöst – dies auch dann, wenn Sie naturgemäß nichts zu befürchten haben. Kein Mensch mag es überprüft oder geprüft zu werden – es liegt in der Natur der Sache, dass man trotz aller Vorsicht und aller Anstrengungen auch Angst hat, trotzdem etwas „falsch“ zu machen und dafür zahlen zu müssen.

Aus diesem Grund möchten wir Sie hier auf beide Bereiche so grob vorbereiten, dass Sie sich in beiden Bereichen einen guten Schritt weit „sicherer“ fühlen können:

GPLB-Prüfung

Welche Unterlagen unterliegen einer „Lohnkontrolle“ – GPLB:

Mitunter wird im Rahmen einer GPLB-Prüfung (Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) beanstandet, dass angeforderte Lohnunterlagen unvollständig oder nicht korrekt geführt sind. Unvollständige Unterlagen können zu einer Schätzungsbefugnis der jeweiligen Behörde führen, die teure Nachzahlungen oder sogar Strafen auslösen kann. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, nachfolgende Unterlagen stets vollständig und korrekt zu führen:

Lohnkonto

Jeder Dienstgeber ist verpflichtet, für bei ihm beschäftigte Dienstnehmer ein Lohnkonto zu führen. Im Rahmen des Lohnkontos sind neben den persönlichen Daten des Dienstnehmers die Höhe der empfangenen Bezüge sowie die abgeführten Lohnabgaben und deren beitragsrechtliche Grundlagen anzuführen. Die Pflichtangaben des Lohnkontos sind der Lohnkontenverordnung zu entnehmen. Kann das Lohnkonto im Prüfungsfall nicht vorgelegt werden, so stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit Strafen bis zu € 5.000,00 geahndet wird.

Sollten wir die Lohnabrechnung für Sie durchführen, kümmern wir uns um die korrekte Führung des Lohnkontos.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Dienstgeber sind verpflichtet, für alle vom Arbeitszeitgesetz erfassten Dienstnehmer Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit auch die tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen. Werden Dienstnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe beschäftigt, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken. Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls zu erfassen. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z. B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Arbeitsaufzeichnungen liegt dabei stets beim Dienstgeber.

Weitere relevante Unterlagen

Neben dem Lohnkonto und den Arbeitsaufzeichnungen werden für Prüfungszwecke häufig unter anderem nachfolgende Unterlagen angefordert:

• Dienst- und Lehrverträge oder Dienstzettel
• Allenfalls vorliegende Betriebsvereinbarungen
• Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
• Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
• Branchenspezifische Unterlagen (z. B. Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
• Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen

 

Finanzpolizei

Damit Sie sich auf eventuelle Besuche der Finanzpolizei gut vorbereiten können (Checkliste usw.) und auch ein Grundwissen über die Aufgabenbereiche, Zuständigkeiten und auch gesetzlichen Kompetenzen der Finanzpolizei haben, möchten wir Sie hier in aller Kürze entsprechend vorbereiten:

Die Finanzpolizei schreitet als Organ der Abgabenbehörde ein, um Steueraufsichts-, Einbringungs- und Abgabensicherungsmaßnahmen sowie ordnungspolitische Aufgaben wahrzunehmen. Die Finanzpolizei ist ein Bereich des Amtes für Betrugsbekämpfung und hat ihren Sitz in Wien mit Dienststellen an jeder Dienststelle des Finanzamtes Österreich.

Aufgabenbereiche:

• Feststellung illegal beschäftigter Arbeitnehmer,
• Steueraufsicht,
• Kontrolle der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abfuhr aller lohnabhängigen Abgaben,
• Aufdeckung von Sozialversicherungsbetrug,
• Kontrolle der Einhaltung der versicherungs- und melderechtlichen Bestimmungen des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes,
• Kontrolle der Einhaltung der Anzeigepflichten gem. Arbeitslosenversicherungsgesetz,
• Kontrolle der Verstöße gegen die Bestimmungen des Glückspielgesetzes, der Gewerbeordnung und des Strafgesetzbuches (insbesondere im Zusammenhang mit Sozialbetrug),
• Kontrolle, ob Unterentlohnung gem. dem Lohn- und Sozialdumping-Betrugsgesetz vorliegt.
• Kontrolle der coronabedingten Kurzarbeit

Im § 12 Abgabenverwaltungsorganisationsgesetz (AVOG) wurden die Befugnisse der Finanzpolizei wie folgt normiert:

• Betretungsrecht: die Finanzpolizei darf alle Bereiche ihres Betriebes betreten – keine Privatbereiche!
• Auskunftsrecht: auf Verlagen, haben Sie und Ihre Mitarbeiter Auskunft zu erteilen – hierunter fällt auch die Einsicht in ihre Bücher und Aufzeichnungen.
• Identitätsfeststellungsrecht: die Identitäten aller am Areal befindlichen Personen dürfen festgestellt werden
• Anhalterecht: sie dürfen Fahrzeuge und andere Beförderungsmittel anhalten.

Die Finanzpolizei kann demnach als Organ der Abgabenbehörde Erhebungen im Sinne der §§ 143 und 144 Bundesabgabenordnung (BAO) durchführen. In Ausübung einer Nachschau darf die Finanzpolizei eben Gebäude, Grundstücke und Betriebe betreten und besichtigen, die Vorlage der nach den Abgabenvorschriften zu führenden Bücher und Aufzeichnungen sowie sonstiger für die Abgabenerhebung maßgeblicher Unterlagen verlangen und in diese Einsicht nehmen. Hierzu gehört auch die Kontrolle der elektronischen Registrierkasse.

VOR der Besichtigung und Betretung HAT die Finanzpolizei sich als solche erkenntlich zu machen und auszuweisen – es kommt jedoch mitunter auch zu Fällen in denen im Rahmen des sogenannten „Mystery Shopping“ unangekündigte, verdeckte Besuche von Betriebsstätten stattfinden.

Welche Unterlagen Sie immer vorbereitet haben sollten

Folgende Unterlagen sollten Sie in einer Routine ihrer laufenden Büroarbeit vorbereiten, damit sie gleich der Finanzpolizei vorlegbar sind – machen Sie sich eine Mappe für den Fall der Fälle:

• Anmeldebestätigungen Ihrer Mitarbeiter. Die Beamten können zwar den Stand der Anmeldung vor Ort prüfen, aber die Bestätigungen schaden dennoch nicht.
• Die Beschäftigungs- bzw. Arbeitsbewilligungen falls Sie Mitarbeiter aus Drittstaaten beschäftigen
• Arbeitszeitaufzeichnungen
• Dienstverträge Ihrer Mitarbeiter
• Eine Liste all Ihrer aktuellen Mitarbeiter ist von Vorteil
• Da, wie erwähnt, auch die Gewerbeberechtigungen geprüft werden, sollten Sie diese auch bereithalten
• Kenntnisse Ihrer Registrierkasse sind von großem Vorteil, damit Sie auf Verlangen das
  • Datenerfassungsprotokoll auf einen externen Datenträger exportieren b
  • einen Nullbeleg ausdrucken können.
  • Die Beschreibung der Registrierkasse sollte ebenfalls griffbereit sein.
  • Sinnvoll ist es auch, wenn einer Ihrer Mitarbeiter Kenntnisse über die Registrierkasse hat, falls Sie bei der Kontrolle nicht anwesend sind.

 

Zudem muss eine Kontakt- und Ansprechperson, sowie eine Vertretung im Unternehmen festgelegt werden, welche informiert wird, sobald die Beamten vor der Tür stehen.

Auch ihre Mitarbeiter sollten entsprechend geschult sein, damit sie wissen, was zu tun ist, wenn Sie oder die entsprechende Ansprechperson nicht im Betrieb sind.

 

Die drei Hauptkontrollfelder der Finanzpolizei

Arbeitsmarkt: Hierbei kann die Anmeldung aller Arbeitnehmer, Arbeitskräfteüberlassung, Arbeits- und Urlaubsaufzeichnungen überprüft werden.

Das Thema Ausländerbeschäftigung ist insbesondere ein sehr heikles Thema. Die Beamten der Finanzpolizei sind berechtigt, alle Daten, Anmeldungen und Aufenthaltsbestimmungen, sowie Arbeitsberechtigungen einzufordern. Wenn diese nicht einwandfrei nachgewiesen werden können, sind die Beamten berechtigt, die betreffenden Arbeitnehmer festzusetzen.

Allgemeine Steueraufsicht: In diesem Prüfungsbereich wird kontrolliert, ob alle Umsätze und Einkünfte erklärt und alle Lohnabgaben vorgenommen werden. Bei der Überprüfung sollen Beweismittel zur Ermittlung der Besteuerungsgrundlage gesammelt werden.

Sonstige Kontrollen: Beispielsweise Gewerbeberechtigungen, Betriebsstätten, sowie auch auswärtige Arbeitsstätten, das Vorhandensein einer Registrierkassa.

 

Wie verhält man sich im Falle einer Kontrolle richtig?

• Empfangen Sie die Finanzpolizei ruhig und freundlich.
• Lassen Sie sich die Dienstmarken zeigen. Notieren Sie sich die Dienstnummer des Einsatzleiters.
• Informieren Sie sofort die im Unternehmen zuständige Kontaktperson für solche Art von Kontrollen, sowie den Betriebsrat, oder die Geschäftsleitung. Bitten Sie die Beamten in einen separaten Besprechungsraum. Wenn die Beamten keinen extra Besprechungsraum benötigen, so bitten Sie darum, auf die zuständige Ansprechperson zu warten.
• Die für Kontrollen zuständige Person sollte stets eine Rechtsbelehrung über Ihre Rechten und Pflichten einfordern.
• Im Falle einer Befragung stellen Sie unbedingt sicher, dass diese nur im Beisein der Vertrauensperson (im besten Falle des Steuerberaters) erfolgt! Hierfür können Sie, wenn der Steuerberater sich nicht im Unternehmen befindet auch einen Termin für diese Befragung mit den Beamten der Finanzpolizei vereinbaren.
• Wichtig: Nur die Fragen beantworten, welche gestellt werden. Nie Vermutungen äußern.

 

Bei Fragen steht Ihnen das Team der leopold steuerberatung gmbh jederzeit zur Verfügung.